Khái niệm về Thời gian
Thời gian là Phương tiện để Con người hoạt động nhằm đạt những mục đích của mình. Thời gian là Đại lượng đo lường sự trải nghiệm của mỗi người trong Cuộc sống. Thời gian là Tài sản vô giá; Thời gian trôi đi mà không lấy lại được.
Khái niệm về Quản lý Thời gian
Quản lý thời gian là Quá trình làm chủ, sắp xếp sử dụng Thời gian một cách khoa học. Quản lý thời gian là Khả năng sử dụng Thời gian một cách hiệu quả thông qua việc lên Kế hoạch /Tổ chức /Kiểm tra việc sử dụng Thời gian một cách tối ưu. Quản lí thời gian bao gồm các Nguyên tắc, Thói quen, Kỹ năng, Công cụ, … được kết hợp cùng nhau nhằm thu lại Kết quả nhiều hơn so với Lượng thời gian đã bỏ.
Áp dụng Phương pháp Quản lí thời gian hiệu quả sẽ giúp ta :
+ Sử dụng thời gian tối ưu; Dành Thời gian hợp lí và sức lực cho những điều trân trọng; Giải quyết công việc theo thứ tự ưu tiên;
+ Cải thiện Hiệu suất làm việc và đạt được nhiều Kết quả mà ít tốn công sức hơn, giảm lo lắng và không bị ngập đầu vì những áp lực;
+ Tự chủ hơn trong công việc; Tránh xung đột công việc trùng thời gian; Thấy trước các cơ hội.
Đặc điểm của việc Quản lý Thời gian
Việc lập Kế hoạch sử dụng thời gian là Đặc điểm cơ bản để đạt hiệu quả Quản lý thời gian một cách khoa học; nó thể hiện Khả năng biết quản lý công việc :
+ Kế hoạch quản lý thời gian phụ thuộc Chế độ sinh học của bản thân.
+ Cần xác định từng Mốc thời gian cụ thể.
+ Biết chia nhỏ Kế hoạch dài hạn thành những Chương trình hành động ngắn hạn; khi xử lý Công việc khó thì cần xử lý từng phần nhỏ.
+ Luôn phân cấp công việc và phân biệt các Công việc không hiệu quả về thời gian để có những định hướng điều chỉnh thích ứng.
+ Cần luôn tái kiểm tra Kế hoạch và kịp thời cập nhật Kế hoạch khi cần thiết.
+ Có thái độ nghiêm khắc với Bản thân /Nghiêm túc với những Tín hiệu nhắc nhỡ /Góp ý của Người giám sát cũng như việc Tự đánh giá hiệu quả sử dụng thời gian.
Các Nguyên nhân gây Lãng phí Thời gian
| Tính “Cẩu thả” + Ít cố gắng hoàn thành; + Ít kiểm tra Tiến độ thực hiện công việc; + Vội vàng, cẩu thả gây mất thời gian sửa chữa. | Tính “từ từ” + Hãy làm ngay khi có thể /Làm trước việc Quan trọng; + Làm từng chút một; Tự nhắc nhở Mục đích đề ra; + Đặt Giờ bắt đầu /kết thúc. |
| Thói xấu “Tám” Bạn cần tập : + Sắp xếp các Ý tưởng cần Bàn luận; Vào thẳng vấn đề; + Lắng nghe cẩn thận để khỏi phải hỏi lại; + Làm chủ Câu chuyện và Kết thúc khi cần thiết. | Tính ngại nói “Không” Bạn cần tập : + Nói “Không” một cách lịch sự, hợp tình hợp lý; + Nói “Không” với Đề nghị nhỏ; + Nói “Không” khi Việc chẳng quan trọng /chẳng phải là trách nhiệm của Bạn; + Hãy hỏi: “Có ai khác làm được việc đó?”. |
| Nghiện Internet, Smartphone Bạn có : + Vừa nhắn tin, vừa ăn tối với Người thân? | Tính “Ôm đồm” Bạn có : + Bạn đụng việc nào làm việc đó? không có kế hoạch? không có mục đích, mục tiêu rõ ràng? |
| Sức khoẻ kém Bạn có : + Sức khoẻ của Bạn kém? Không ăn uống, ngủ nghỉ đầy đủ? | Đi lại nhiều Bạn có : + Di chuyển trên 30km /ngày? hay trên 2 giờ /ngày? |
Biện pháp Quản lý hiệu quả Thời gian
Áp dụng Phương pháp Eisenhower /Lập Danh sách Công việc ưu tiên
Xác định Mục tiêu Công việc & Phân cấp Công việc
Mục tiêu công việc được xác định khiến ta phải Tự định hướng Bản thân để có Phương pháp đạt được Mục tiêu đó. Quỹ thời gian sẽ được làm chủ /không trôi đi lãng phí.Cần lập Danh sách công việc ưu tiên cần làm trong ngày /tháng /năm; nó sẽ giúp không bỏ sót công việc và đỡ suy nghĩ nên làm việc gì tiếp theo. Quỹ thời gian sẽ được làm chủ.
Phương pháp Eisenhower
Liệt kê những Hoạt động /Dự án cần làm (kể cả những việc không quan trọng nhưng làm mất thời gian) và Sắp xếp chúng theo Tầm quan trọng /Tính cấp thiết :
| Khẩn cấp /Quan trọng Việc cần làm ngay tức khắc. (Vd.: Việc Khủng hoảng, cấp bách. Dự án đến hạn, trễ hạn, …). | Không khẩn cấp /Quan trọng Việc được lên Kế hoạch để làm sau. (Vd.: Việc tồn đọng. Việc tìm Cơ hội. Xây dựng Mối quan hệ; Hoạt động ưa thích, …). |
| Khẩn cấp /Không quan trọng Việc nên bàn giao cho Người khác. (Vd.: Việc đột xuất. Thư từ, email; Thư không liên quan công việc. Họp, …). | Không khẩn cấp /Không quan trọng Việc cần loại bỏ. (Vd.: Việc vô bổ; Điện thoại; Tán gẫu; Giải trí; Việc lãng phí thời gian, …) |
(Lưu ý Phân biệt: Khẩn cấp và Quan trọng :
+ Khẩn cấp: Khẩn cấp là những Hoạt động cần tập trung sự lưu ý hậu quả nếu không có hành động đối phó tức khắc.
+ Quan trọng: Quan trọng là những Hoạt động của Cá nhân hay Nhóm mà Kết quả của nó sẽ khiến Mục tiêu sẽ đạt được.)
Lập Thời gian biểu cụ thể
Lập Thời gian biểu cụ thể /chi tiết cho từng công việc trong Kế hoạch cần thực hiện. Cần xác định rõ Thời gian bắt đầu /kết thúc. Xác định rõ Mục tiêu cần đạt.
Đặt ra các Nguyên tắc, Quy định cho Bản thân
Đặt ra các Nguyên tắc, Quy định và Tính kỷ luật của Bản thân. Tập Thói quen tiết kiệm thời gian và xúc tiến công việc diễn ra theo đúng Kế hoạch.
Sắp xếp Góc làm việc ngăn nắp, gọn gàng
Cần tập Thói quen gọn gàng. Sắp xếp Góc làm việc ngăn nắp, khoa học: Vị trí của từng loại Giấy tờ, Tài liệu, Vật dụng được ghi nhớ sẵn trong đầu của Bạn; khi dùng xong nhớ để lại Vị trí cũ. Việc đơn giản thôi nhưng sẽ giúp Bạn tiết kiệm Thời gian quý giá rất nhiều.
Bài tập: Lập Danh sách công việc & Lập Kế hoạch Quản lý thời gian
Bước 1: Liệt kê các Công việc cần làm và thứ tự ưu tiên;
Bước 2: Áp dung Phương pháp Eisenhower: Phân loại Công việc thành 4 Nhóm;
Bước 3: Bố trí Kế hoạch Thời gian cụ thể; Đưa ra Cách giải quyết thích hợp cho từng Nhóm công việc.
GHI CHÚ :
◊ Nguồn: Tổng hợp từ nhiều Giáo trình và Tài liệu của một số Trường Đại học /Cao đẳng.
◊ Hình ảnh và các Tiêu đề do Ban Biên Tập thực hiện.
BAN BIÊN TẬP
7 /2024