Thời gian là Tài sản quý giá và việc Quản lý nó một cách hiệu quả có thể giúp cho chúng ta cải thiện Cuộc sống, hoàn thành Công việc tốt và có thêm Thời gian rỗi cho những Hoạt động yêu thích, bồi bổ Sức khoẻ.
Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian hiệu quả giúp cải thiện Cuộc sống và hoàn thành Công việc tốt. Quản lý thời gian là Sắp xếp và ứng dụng các Giải pháp sử dụng Thời gian một cách hiệu quả nhất để hoàn thành các nhiệm vụ và đạt các Mục tiêu.
Lợi ích của việc Quản lý thời gian hiệu quả
Là điều mà mọi người đều hướng tới. Việc quản lý Thời gian hiệu quả sẽ mang lại những Lợi ích vô cùng to lớn :
+ Tăng hiệu quả công việc: Tập trung vào những Công việc quan trọng nhất và hoàn thành chúng trong Thời gian hạn chế.
+ Giảm stress: Tránh bị Áp lực /stress do hạn chế thời gian;
+ Tạo Nền tảng cho sự Tự tin: Khi Bạn hoàn thành Công việc trong Thời gian dự định, Bạn sẽ cảm thấy tự hào và tự tin hơn.
+ Tạo Cơ hội cho các Hoạt động giải trí: Khi Bạn quản lý Thời gian của mình một cách kỹ lưỡng, Bạn có thể tìm ra được Thời gian dành cho các Hoạt động giải trí /tăng cường Sức khỏe.
Thế nào là Quản lý thời gian hiệu quả
Quản lý Thời gian hiệu quả là Kỹ năng quan trọng giúp Bạn hoàn thành các Công việc tốt, giúp Bạn sử dụng Thời gian của mình một cách kỹ lưỡng nhằm có thể đạt được Mục tiêu và hoàn thành Công việc một cách tốt nhất.
Quản lý Thời gian hiệu quả bắt đầu bằng việc xác định Mục tiêu và liệt kê các Công việc cần hoàn thành. Bạn cần Phân bổ thời gian cho mỗi công việc và tập trung hoàn thành chúng trong Khoảng thời gian đặt ra. Bạn cũng cần Cập nhật thường xuyên và Điều chỉnh Kế hoạch nếu cần thiết.
Tập trung hoàn thành các Công việc quan trọng trong Khoảng thời gian hạn chế giúp Bạn tránh mất thời gian và mất sức cho những Công việc không cần thiết.
Kỹ năng Quản lý thời gian giúp nâng cao Năng suất làm việc
Quản lý thời gian hợp lý giúp bạn tránh mất thời gian.
Kỹ năng quản lý Thời gian là Kỹ năng quan trọng giúp Sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhằm nâng cao Năng suất làm việc, đảm bảo hoàn thành các Công việc quan trọng trong Khoảng thời gian đã đặt ra.
Quản lý Thời gian hiệu quả giúp tránh mất thời gian và nỗ lực hoàn thành những Công việc quan trọng và loại trừ các Côgn việc không cần thiết.
Các Nguyên tắc sắp xếp công việc giúp Quản lý thời gian tối ưu
Để có thể Quản lý thời gian hiệu quả Bạn cần tuân thủ một số Nguyên tắc như :
Quy tắc 4D
Quy tắc 4D là Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả được sử dụng để giúp xác định /quản lý các công việc :
+ Do: Xác định mục tiêu của công việc;
+ Delegate: Phân công công việc cho người khác;
+ Defer: Hoãn công việc cho một thời điểm sau;
+ Delete: Xóa bỏ những công việc không cần thiết.
Nguyên tắc Pareto 80/20 trong Sắp xếp công việc
Nguyên tắc 80/20 (Pareto principle) là Nguyên tắc trong Kinh tế và Quản lý thời gian, gợi ý rằng chỉ cần tập trung 20% Năng lực /Sự đầu tư để đạt 80% Kết quả. Người lao động cần tập trung 20% Công sức ưu tiên vào các Công việc quan trọng nhất nhằm có thể tạo ra 80% Kết quả tốt nhất; điều này giúp tránh mất Thời gian vào những việc không quan trọng.
Quy tắc 40/30/20/10
Quy tắc này giúp Quản lý thời gian rất hiệu quả.
Quy tắc 40-30-20-10 là Phương pháp quản lý Thời gian hiệu quả, có nguồn gốc từ BRIAN TRACY – Nhà phát triển năng lực cá nhân. Thời gian của các Công việc được phân chia 4 Phần 40%, 30%, 20%, 10% tương ứng với các nội dung :
+ 40% thời gian dành cho công việc chính;
+ 30% cho hoạt động bổ sung;
+ 20% cho việc học hỏi và phát triển bản thân;
+ 10% cho giải trí và thời gian riêng.
Các Phương pháp Quản lý thời gian thông minh, tối ưu
Hiện nay có khá nhiều Phương pháp giúp Bạn quản lý Thời gian hiệu quả và thông minh :
Phương pháp M.I.T
“M.I.T.” (Most Important Task /Nhiệm vụ quan trọng nhất) là Phương pháp quản lý Thời gian giúp Người làm việc tập trung vào Nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày. Người làm việc cần xác định Mục tiêu của Công việc cho mỗi ngày và tập trung vào Nhiệm vụ quan trọng nhất trước khi bắt đầu Nhiệm vụ khác; điều này giúp giảm sự Áp lực và tăng Hiệu suất công việc.
Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower là Phương pháp quản lý thời gian được đặt theo tên của Tổng thống DWIGHT D. EISENHOWER. Phương pháp giúp Người làm việc Phân loại các Nhiệm vụ theo Mức độ quan trọng và khẩn cấp. Ma trận bao gồm 4 phần :
+ Nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp: Cần hoàn thành trong thời gian sớm nhất;
+ Nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp: Cần hoàn thành, nhưng có thể đặt lịch cho một thời điểm sau;
+ Nhiệm vụ không quan trọng nhưng khẩn cấp: Cần hoàn thành nhưng không quan trọng như các nhiệm vụ khác;
+ Nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp: Có thể bỏ qua hoặc chuyển cho người khác hoàn thành.
Phương pháp Pomodoro
Phương pháp Pomodoro là một Phương pháp Quản lý thời gian với mục đích tăng hiệu suất và giảm stress. Phương pháp này dựa trên việc tập trung hoàn thành một Nhiệm vụ trong Khoảng thời gian hợp lý (thường là 25 phút), xem kẻ Kỳ nghỉ ngắn (5-10 phút) và cứ thế tiếp tục lập lại với Nhiệm vụ mới. Phương pháp giúp Người làm việc tập trung vào các Nhiệm vụ theo trình tự ưu tiên, giảm sự dồn nén áp lực và tăng hiệu suất làm việc, đồng thời đem cảm nhận thành tựu sau mỗi khoảng thời gian hoàn thành nhiệm vụ, giúp cảm thấy hài lòng và tạo động lực để tiếp tục.
Phương pháp The 2-Minute Rule
The 2-Minute Rule là một Phương pháp quản lý thời gian được sử dụng để giúp người dùng hoàn thành nhiệm vụ nhỏ và dễ dàng hơn. Theo phương pháp này, nếu một nhiệm vụ có thể hoàn thành trong 2 phút hoặc ít hơn, người dùng sẽ làm nó ngay lập tức mà không cần lưu lại cho một thời điểm sau.
Phương pháp quản lý thời gian với The 2-Minute Rule giúp người dùng tránh việc lưu lại nhiệm vụ nhỏ và quên hoặc bỏ qua chúng, giúp họ giảm thiểu sự thiếu sót và tăng hiệu suất. Nó cũng giúp người dùng tạo động lực để hoàn thành nhiệm vụ nhỏ và tạo nên một tâm trạng hài lòng về việc hoàn thành các nhiệm vụ.
Phương pháp Batching
Phương pháp Batching là một Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả khá ấn tượng. Chúng được sử dụng để tăng hiệu suất và giảm thời gian chờ. Theo phương pháp này, người dùng sẽ gom nhiều nhiệm vụ tương tự vào cùng một khoảng thời gian để hoàn thành chúng một cách liên tục và hiệu quả hơn.
Ví dụ, thay vì tải email mỗi khi có một email mới, người dùng có thể chọn tải email một lần mỗi giờ hoặc một lần mỗi ngày. Hoặc, thay vì làm mỗi tác vụ trên máy tính một cách riêng biệt, người dùng có thể chọn làm nhiều tác vụ cùng một lúc, ví dụ như cập nhật phần mềm hoặc tải xuống tập tin.
Phương pháp Batching giúp giảm thời gian chờ giữa các nhiệm vụ và tạo một quy trình liên tục cho việc hoàn thành nhiệm vụ, giúp tăng hiệu suất và giảm stress.
Một số App Quản lý thời gian phổ biến hiện nay
Với sự phát triển của công nghệ và khoa học kỹ thuật, hiện nay có rất nhiều app quản lý thời gian hiệu quả được nghiên cứu và đầu tư. Nếu như bạn đang tìm kiếm một ứng dụng giúp quản lý tốt thời gian của mình thì đừng bỏ qua những cái tên dưới đây.
Todoist – ứng dụng Quản lý thời gian hiệu quả, thông minh
Todoist là Ứng dụng Quản lý Nhiệm vụ và Thời gian tốt nhất hiện nay và hoàn toàn miễn phí, giúp tạo Danh sách công việc và Theo dõi tiến độ, với các Tính năng như :
+ Giao diện trực quan và dễ sử dụng;
+ Tạo và Quản lý Danh sách công việc tích hợp Lịch, Thống kê, Bản đồ Gantt, …;
+ Có thể Uỷ nhiệm cho Người khác;
+ Tạo các Dự án mới với Nhiệm vụ & Thời hạn thực hiện tương ứng;
+ Ghi chú và tạo Tệp đính kèm;
+ Tìm kiếm và Lọc Nhiệm vụ;
+ Tạo Thông báo nhắc nhỡ cho Nhiệm vụ;
+ Hỗ trợ nhiều Hệ điều hành và nhiều Thiết bị;
+ Có Google Group để Báo lỗi và Yêu cầu Tính năng mới;
+ Có thể Tùy biến Thuộc tính mới;
+ Hỗ trợ Phân cấp Dữ liệu và Đảm bảo Lọc Dữ liệu đúng và tự động Lưu file biên dịch (sau khi Clean Up);
+ Tự động Xóa trình nhắc Nhiệm vụ hoàn thành hoặc đã xóa;
+ Xóa Bình luận cho Nhiệm vụ lặp lại vừa được tạo;
+ Hỗ trợ ẩn Email bị gắn cờ trong Outlook;
+ Chuyển sang trang Wiki mới để hỗ trợ trực tuyến;
+ Hoàn toàn miễn phí (cũng có Phiên bản trả phí có thêm các Tính năng nâng cao).
Ứng dụng Asana Quản lý thời gian hiệu quả
Asana là Ứng dụng (miễn phí và trả phí) quản lý nhiệm vụ và dự án phổ biến, cung cấp côgn cụ trực quan với các tính năng như :
+ Tạo /Quản lý các Dự án với nhiều nhiệm vụ;
+ Uỷ nhiệm cho các Thành viên trong Nhóm;
+ Tạo các Thông báo /nhắc Thời hạn cho nhiệm vụ;
+ Ghi chú và Tệp đính kèm cho Nhiệm vụ;
+ Tìm kiếm v/Lọc nhiệm vụ;
+ Hỗ trợ Đa nền tảng /nhiều Hệ điều hành;
+ Tích hợp với các Ứng dụng Google Drive, Slack, Dropbox, …
Ứng dụng Trello Quản lý thời gian
Trello là Ứng dụng (miễn phí và trả phí) quản lý Dự án và Nhiệm vụ khá phổ biến, hỗ trợ Tạo /Quản lý các Dự án với Giao diện trực quan /dễ sử dụng với các Tính năng :
+ Tạo /Quản lý các Danh sách nhiệm vụ /Dự án;
+ Thêm Nhiệm vụ /Dự án với các mô tả: Chi tiết, Tệp đính kèm, Thời hạn, Ghi chú;
+ Giao Nhiệm vụ trực tiếp cho các Thành viên của Nhóm;
+ Tạo các Thông báo /nhắc nhở cho nhiệm vụ;
+ Tích hợp với các Ứng dụng Google Drive, Slack, Dropbox, …
Kết luận
Quản lý thời gian hiệu quả là điều mà mọi người đều mong muốn để giúp việc sử dụng thời gian tốt hơn. Hi vọng chia sẻ trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về việc quản lý thời gian cũng như nguyên tắc và phương pháp quản lý thời gian một cách tốt nhất. Chúc các bạn áp dụng thành công và mang lại hiệu quả vượt trội từ việc biết quản lý, phân phối thời gian cho chính mình.
GHI CHÚ :
◊ Nguồn: HỒNG NGỌC, Govi Furniture.
◊ Hình ảnh và các Tiêu đề do Ban Biên tập thực hiện.
MỜI XEM :
◊ Kỹ năng Quản lý Thời gian – Bài 3 (Giáo Trình).
◊ Kỹ năng Quản lý Thời gian – Chìa khoá Thành công.
BAN BIÊN TẬP
7 /2024