Chân giá trị của Thời gian
“Thời giờ là Vàng bạc”! Thật vậy! Thời gian thật sự còn quý hơn Tiền bạc; Tiền bạc mất đi còn có thể kiếm lại được, nhưng Thời gian mất đi thì không thể tìm lại được.
Bạn hãy thử chiêm nghiệm mà nhận ra chân Giá trị của Thời gian :
+ “Hãy hỏi thăm Người thoát chết sau một vụ tai nạn ô tô trên cao tốc để nhận ra Giá trị của một Giây”;
+ “Hãy hỏi thăm Vận động viên đã mất Cơ hội nhận Huy chương vàng của Môn chạy 100m tại Thế vận hội để nhận ra Giá trị của một 1/10 giây”;
+ Người ta thường hay làm việc theo Thói quen và hay tự bằng lòng với cách làm thường ngày cũng như hay để mọi việc diễn ra như thông lệ! Lâu nay bạn đã từng có thật sự Quản lý Quỹ thời gian của Bạn hay chưa? Bạn đã có bao giờ dành một ít Thời gian vào cuối ngày để kiểm tra Cách thức sử dụng Thời gian của Bạn trong ngày đã tốt hay chưa?
Thực chất của việc Quản lý thời gian
Ai cũng có Quỹ thời gian như nhau: 24 giờ /ngày, 365 ngày /năm, … Thời gian tồn tại khách quan ở bên ngoài Bạn và luôn trôi đi tới. Nhịp sống ngày nay khiến Mọi người thường cảm giác rằng mình có rất ít thời gian. Quản lý thời gian thực ra là Kiểm soát tốt hơn Cách thức sử dụng Thời gian của Bạn.
Hãy kiểm tra và loại bỏ những Thói quen xấu gây Lãng phí thời gian? Hãy sử dụng Quỹ thời gian một cách bài bản. Làm chủ Quỹ thời gian chính là Bạn đang làm chủ Cuộc đời của Bạn. Hãy tập những Thói quen mới để sử dụng Quỹ thời gian của Bạn một cách tối ưu. Thời gian không chờ đợi ai! Hãy trân trọng mỗi phút giây mà Bạn đang có!
Lợi ích của Quản lý Thời gian
Quản lý thời gian hiệu quả sẽ mang lại nhiều Lợi ích :
+ Làm cho Cuộc sống chủ động hơn, tập trung được vào những Việc ưu tiên, giảm được Áp lực quá tải trong Công việc hàng ngày;
+ Tăng Năng suất công việc với cùng Lượng thời gian mất đi;
+ Tăng được Quỹ thời gian riêng tư dành cho Bản thân, Gia đình và Người thân.
Trắc nghiệm Kiểm tra các Chỉ báo về Hiệu quả sử dụng Thời gian
Bạn có thể tự Kiểm tra Hiệu quả sử dụng Thời gian của Bản thân qua một số các Chỉ báo sau :
Chỉ báo 1: Bạn đã dành quá nhiều Thời gian để Giải trí
Cụ thể như: chơi Game, xem Ti vi, lướt Internet, Facebook, … Chúng có thực sự cần thiết và hữu ích? Nó giúp gì để Bạn hướng đến Tương lai tốt đẹp hơn? Cần dành bao nhiêu Thời gian cho nó? … Cần đánh giá lại Thói quen này của Bạn và lên Kế hoạch điều chỉnh.
Chỉ báo 2: Bạn cảm thấy mệt mỏi và hay than phiền
Bạn thường xuyên cảm thấy Cuộc sống khá mệt mỏi, thường hay than phiền về Công việc, Lương bổng, Bạn bè, Hàng xóm, … Bạn đang phí phạm Sức lực, Năng lượng cho sự Tiêu cực đấy! Hãy thay đổi Thói quen này; Hãy đề cập đến những điều Tích cực mang lại Năng lượng mới cho Bạn.
Chỉ báo 3: Bạn đã không liên tục học hỏi
Trong Cuộc sống ngày nay, khi Bạn không liên tục Tự đào tạo mình tức Bạn sẽ lạc hậu ngay. Nếu không giữ cho Đầu óc của Bạn hoạt động, học hỏi cập nhật những Điều mới, … để động não tích cực, khơi gợi khai phá Tiềm năng trí lực, thì nó sẽ bị trì trệ, thui chột.
Chỉ báo 4: Bạn hay tự cho mình yếu kém
Tự nhận xét Bản thân có thể làm cho Cuộc sống của Người đó tuyệt vời hơn hoặc Phá hủy nó. “Bạn nghĩ Bạn có thể, Bạn sẽ làm được. Ngược lại, Bạn sẽ không thể làm được gì nếu Bạn nghĩ mình là không thể.” (HENRY FORD)
Nếu Bạn nghĩ mình không đủ năng lực để tự kinh doanh, để được thăng chức, không đu thông minh để học hành, … Bạn quá mệt mỏi và kiệt sức với Cuộc sống hiện tại. Bạn nên nhớ rằng Điều gì mà Bạn tự nghĩ cho chính mình thì chúng sẽ trở thành Sự thật đấy! Cuộc sống của Bạn sẽ tương xứng với những gì Bạn suy nghĩ.
Chỉ báo 5: Bạn không có đam mê
Hãy tự hỏi Bạn đã từng có Say mê làm bất cứ việc gì hay chưa? Hãy khám phá Bản thân để xác định những Điều mà Bạn ham thích và Tập trung thực hiện điều đó.
Chỉ báo 6: Bạn thiếu Kế hoạch cho Tương lai
Không có Mục tiêu, không có Kế hoạch cho Tương lai thì Bạn sẽ giống như một con Thuyền lênh đênh không định hướng giữa Đại dương!
Hãy xác định Đích đến mà Bạn muốn. Hãy xây dựng Hình ảnh của Bạn trong Tương lai. Chúng sẽ trợ giúp Bạn thêm Năng lượng và Sức mạnh.
Chỉ báo 7: Bạn đã Kết bạn không đúng
“Hãy cho biết Bạn của Bạn là ai, tôi sẽ nói cho Bạn biết Bạn sẽ trở thành Người như thế nào”.
Hãy tìm và kết bạn với những Người bạn có Định hướng mục tiêu và Năng lượng hành động.
Chỉ báo 8: Bạn bị Nghiện Smartphone /Internet
Bạn có chút Niềm vui khi sử dụng Smartphong. Internet; nhưng hãy nghĩ về những Ảnh hưởng của chúng đến với các mối Quan hệ khác (Ví dụ như: Bạn vừa nhắn tin vừa ăn tối với Người thân. Bạn đang đánh mất Thời gian có Ý nghĩa Hạnh phúc cùng những Người thân của Bạn).
Chỉ báo 9: Bạn đã Không ngủ đủ và không có thư giãn
Giấc ngủ và sự Thư giãn, Giải trí giúp tái tạo sinh lực và có ý nghĩa rất quan trọng đối với hiệu quả của công việc trong ngày. Bạn quá bận rộn đến nỗi không ngủ đủ giấc, thường xuyên thức dậy muộn và có quá ít thậm chí không có thời gian để thư giãn! Hãy nghiêm túc xem xét lại và điều chỉnh Thói quen sử dụng Thời gian của Bạn.
Chỉ báo 10: Bạn không chăm sóc Sức khỏe đúng mực
Ăn uống điều độ và luyện tập đều đặn sẽ tác động đến Hệ thần kinh và sẽ ảnh hưởng đến Hiệu quả của Công việc. Nếu Bạn đã không lưu ý đến vấn đề ăn uống và luyện tập sức khỏe thì hãy điều chỉnh lại ngay.
Nguyên nhân gây Lãng phí Thời gian
Không xác định Mục tiêu
Để Quản lý Thời gian hiệu quả, việc Xác định Mục tiêu là rất quan trọng – nó giúp Định hướng rõ ràng, giúp chủ động và ưu tiên cho những việc cần ưu tiên, không gây lãng phí thời gian.
Không biết Cách quản lý thời gian
Cần thiết lập Mục tiêu theo Quy tắc SMART.
Không lên Danh sách Công việc cần làm
Cần lập Danh sách công việc cần làm (To – Do List, Check List) để kiểm soát công việc, tránh Quên việc, không bị sót công việc quan trọng, … Hãy viết ra giấy tất cả Công việc cần phải hoàn tất trong ngày. Hãy chia nhỏ theo từng giai đoạn các Công việc /Dự án có khối lượng lớn.
Không biết xếp Thứ tự Công việc ưu tiên
Cần xếp Công việc theo Mức độ ưu tiên. Hiểu rõ sự khác biệt giữa việc quan trọng và việc cấp bách :
+ Việc quan trọng đem đến những Kết quả giúp Bạn đạt Mục tiêu của mình;
+ Việc cấp bách đòi hỏi sự Lưu tâm tức thời (nhưng lại thường sẽ đạt được Mục tiêu của ai đó!).
Thiếu Kiểm soát Xao lãng
Sự Phân tâm có thể làm tiêu tốn vài giờ đồng hồ mỗi ngày. Hãy biết nói Không với ai đó làm Bạn xao lãng. Hãy bắt đầu một Buổi sáng với đầy đủ dinh dưỡng và uống nhiều nước. Không ôm đồm nhiều việc cùng một lúc. Một chút âm nhạc (tốt nhất là Nhạc không lời) có thể giúp tăng sự Hưng phấn cho Trí tuệ.
Ôm đồm Công việc
Ôm đồm quá nhiều việc khiến giảm hiệu suất làm việc, tăng stress, gây khủng hoảng tinh thần, … Trước khi nhận thêm công việc, Hãy tự hỏi :
+ Yêu cầu của Công việc đó có phù hợp với Mục tiêu, Mục đích làm việc của mình hay không?
+ Tôi có phải là Người phù hợp để giải quyết tốt công việc ấy hay không?
+ Tôi có còn Quỹ thời gian để làm công việc đó hay không?
Nếu Câu trả lời là “Không” thì Tốt nhất nên nói “Không” với công việc mới ấy. 3 Câu hỏi trên cũng sẽ giúp Bạn đưa ra Lý do hợp lý để từ chối.
Không dành vài phút giải lao
Bộ não tập trung làm việc liên tục 8–10 giờ đồng hồ thì phải ngừng nghỉ – khoảng 5 phút sau mỗi 1–2 giờ làm việc – để nạp năng lượng mới giúp làm việc hiệu quả hơn. Cần phải có những phút giải lao và đừng cho đó là sự “lãng phí thời gian”. Có thể đi Dạo một vòng, Nghe nhạc, uống trà hay cà phê, hay đơn giản là ngồi thư giãn tại Bàn làm việc.
Phương pháp Quản lý thời gian
Tổ chức Góc làm việc
Cần sắp xếp Góc làm việc khoa học
Không sắp xếp Chỗ ngồi làm việc nơi có Người qua lại khiến Bạn xao lãng hay phải đón tiếp các cuộc “viếng thăm” không mong muốn. Không gian mới giúp có thể phát huy sức suy nghĩ và kích thích sự sáng tạo. Cần loại trừ tiếng ồn chung quanh.
Mặt khác, cần bố trí các Thành viên trong cùng một Bộ phận ngồi gần nhau để thuận lợi cho việc tiếp xúc, thảo luận công việc.
Bàn làm việc không nên bừa bộn, đầy những tài liệu mà không được sắp xếp theo một trật tự nhất định và dễ tìm kiếm khi cần.
Sắp xếp lại Tài liệu trong Máy tính
Tổ chức các Thư mục trật tự sẽ giúp nhanh chóng truy xuất, tiết kiệm Thời gian khi tìm kiếm. Cần sắp xếp lại các Thư mục, các File trong Máy tính một lần /cuối tuần.
Kiểm tra và Sắp xếp vào mỗi cuối tuần
Cần để ra khoảng 15 phút vào cuối tuần để sắp xếp lại các Tài liệu.
Hãy tự hỏi :
+ Tài liệu này có đang dùng không? có cần nữa hay không?
+ Tài liệu này có ích như thế nào?
Xây dựng Lịch trình công việc
Cần xây dựng Lịch trình cho công việc :
+ Lịch làm việc một tuần hay Lịch công tác tuần;
+ Lịch làm việc hàng ngày (thường cho Cá nhân).
Để xây dựng Lịch trình nên tiến hành theo các bước sau :
+ Hãy viết ra giấy những Mục tiêu của Công việc;
+ Hãy viết ra Bản Lịch trình tiến hành Công việc, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, thời lượng thực hiện; trong quá trình thực hiện có thể thêm vào những điều nảy sinh.
Ma trận Quản lý thời gian
Cần xây dựng Ma trận quản lý thời gian cho Công việc. Đây là Công cụ mà STEPHEN COVEY đã đưa ra trong Quyển sách “First Things First”. Ma trận này chia các Công việc ra thành 4 nhóm dựa trên 2 tiêu chí: Khẩn cấp và Quan trọng :
+ Công việc Khẩn cấp & Quan trọng;
+ Công việc Khẩn cấp & Không quan trọng;
+ Công việc không Khẩn cấp, nhưng Quan trọng;
+ Công việc Không khẩn cấp & cũng Không quan trọng.
Khẩn cấp (Urgent)
Công việc yêu cầu được xử lý ngay tức khắc; thường lại là liên quan đến Người khác hơn là vào Mục tiêu của Bạn.
Khẩn cấp và Quan trọng (Urgent and Important)
Ví dụ như Việc tiếp Công dân theo Lịch hẹn, Thiết bị gặp sự cố, … Nếu không am hiểu và sắc bén trong mọi tình huống thì có thể Bạn phải mất khá nhiều thời gian để giải quyết và thường khiến Bạn phải tốn nhiều thời gian, dễ bị stress.
Quan trọng, nhưng không khẩn cấp (Important, but Not Urgent)
Là những Công việc mà Bạn có thể đã dành nhiều thời gian, tâm trí để giải quyết; là những Kế hoạch trong Tương lai gần – ví dụ như Đổi mới hoạt động, Bồi dưỡng cán bộ, Điều hành tổ chức, … Những công việc này có thể được thực hiện một cách thông thả nhưng cần phải cẩn trọng trong từng khâu.
Khẩn cấp nhưng không quan trọng (Urgen, but Not Important)
Thường là những Việc vặt như các Văn bản Thông báo hàng ngày, Bản liệt kê những Kế hoạch, Tiếp nhận điện thoại, email, … Những công việc này yêu cầu cần được thực hiện nhanh chóng nhưng không mất quá nhiều thời gian. Hãy trì hoãn chúng hoặc cắt giảm chúng.
Không khẩn cấp và không quan trọng (Not Urgen And Not Important)
Thường là những việc như Không tham gia những Cuộc họp ứng lương, Cuộc họp dài, Cuộc họp không có Chủ đề rõ ràng, … Bạn nên tự hỏi: “Nếu không làm nó thì liệu có vấn đề gì hay không?”, … Nếu Câu trả lời là “Không sao” thì Bạn cứ ung dung bỏ qua để không mất thời gian.
Tuy nhiên! Hãy cẩn thận với những việc tưởng như không quan trọng, những việc như cần thời gian dành cho gia đình hay các hoạt động giải trí, thư giãn.
Các bước thực hiện Ma Trận
Để áp dụng Ma trận Quản lý Thời gian, cần tiến hành các bước sau :
+ Bước 1: Liệt kê các Công việc cần làm;
+ Bước 2: Phân loại các Công việc thành 4 Nhóm (dựa trên 2 tiêu chí: Khẩn cấp và Quan trọng);
+ Bước 3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên và mức độ thời gian hợp lý dành cho từng công việc.
Điểm trọng yếu là sau khi đã phân nhóm công việc thì cần kiên định để triệt để thực hiện từng việc theo đúng thứ tự ưu tiên và cần lưu ý :
+ Các công việc Nhóm 1 (Khẩn & Quan trọng): Ưu tiên làm trước và thường gây tổn hao nhiều tâm lực;
+ Các công việc Nhóm 2 (Quan trọng & không khẩn cấp): Chiếm nhiều thời gian và cần xử lý tốt trước khi nó trở nên gấp rút;
+ Các công việc Nhóm 3, 4: Thường chiếm nhiều thời gian đối với những người làm việc không hiệu quả.
Các Công cụ hỗ trợ khác
Luôn mang theo Sổ tay
Hãy luôn có một cuốn Sổ tay nhỏ (hay Thiết bị ghi âm kỹ thuật số) để ghi chép, lưu giữ. Những ý tưởng tuyệt vời, những suy nghĩ sâu sắc, … đôi lúc bất ngờ nẩy ra mà không lưu lại thì sẽ bị dễ quên.
Viết mọi thứ ra giấy giúp tránh phải ghi nhớ quá nhiều thứ dẫn đến quá tải. Viết ra Danh sách những việc cần làm là cách rất tốt để Kiểm soát các Kế hoạch và Thời gian một cách hiệu quả.
Ghi Nhật ký công việc
Hãy dành Thời gian để viết Nhật ký công việc và Tiến trình thực hiện cho mỗi Mục tiêu. Kiểm ta Mục tiêu hàng ngày để Nắm chắc Tiến độ thực hiện. Nên viết Nhật ký trên Máy tính, Điện thoại để tiện xem xét, kiểm soát và chỉnh sửa.
Đánh giá lại về Thời gian đã dành cho những Công việc thường ngày
Dựa trên Nhật ký công việc, Bạn có thể Đánh giá một cách thường xuyên về Cách sử dụng thời gian hàng ngày. Nó sẽ giúp Bạn Tối ưu hóa việc sử dụng Quỹ thời gian.
Áp dụng Quy tắc Pareto 80/20
Quy tắc 80/20 chỉ ra rằng: 20% khối lượng Thời gian dành cho Công việc ưu tiên (Nhóm 1,2) có trong Danh sách để đạt 80% Kết quả. Cần ưu tiên và tập trung nỗ lực vào Khu vực Công việc, Đối tượng quan trọng.
Lập Danh sách những Thói quen xấu
Lập một Danh sách những Thói quen xấu đang lấy mất Thời gian của Bạn, phá hoại mục tiêu của Bạn và làm Cản trở thành công. Cách dễ dàng nhất để Hạn chế Thói quen xấu, là Thay thế nó bằng một Thói quen tốt.
Đừng cầu toàn quá mức
Hãy phân biệt Công việc cần được làm tốt nhất và Công việc chỉ cần được làm. Làm việc hiệu quả không nhất thiết phải làm hoàn hảo mọi việc. Vì Quỹ thời gian có hạn và có nhiều việc phải làm; vì vậy, không nên nghĩ rằng phải luôn làm mọi thứ thực sự trọn vẹn.
Hãy hoạt động /vận động
Cơ thể luôn hoạt động sẽ giúp Não bộ luôn nhanh nhạy. Tập thể dục hàng ngày sẽ giúp cải thiện Khả năng làm việc của Não bộ. Nếu không có nhiều thời gian, hãy dành khoảng 10 phút lúc nghỉ để Thể dục mỗi ngày.
Học cách Thư giãn
Cần biết dành Thời gian để Thư giãn và dành cho Thời gian riêng cho Bản thân bạn. Sau khi Thư giãn, Bạn sẽ làm việc tốt hơn. Thời gian nghỉ ngơi sẽ giúp nạp Năng lượng mới và Ý tưởng mới sẽ nẩy sinh, Hiệu quả làm việc sẽ cao hơn. Hãy đảm bảo Giấc ngủ hàng đêm đầy đủ. Hãy dành Thời gian đến với Bạn bè, Người thân; cảm giác vui vẻ, thoải mái, tích cực sẽ giúp Bạn trở lại làm việc tốt hơn.
GHI CHÚ :
◊ Nguồn: HOÀNG ĐỨC BẢO, “Kỹ năng Mềm – Chìa khoá để Thành công”.
◊ Hình ảnh và các Tiêu đề do Ban Biên tập thực hiện.
MỜI XEM :
◊ Kỹ năng Quản lý Thời gian – Bài 3 (Giáo Trình).
◊ Các Phương pháp & Công cụ giúp Quản lý Thời gian hiệu quả.
BAN BIÊN TẬP
7 /2024